maanantai 15. lokakuuta 2018

What do we do?

(scroll down for English)

Hallitus. Kovin viralliselta kuulostava sana, mutta mitä se oikeastaan tarkoittaa? Echon hallitus vastaa kaikesta ainejärjestön toiminnasta: tapahtumista, varoista, jäsenten oikeuksista ja yhteistyöstä muiden järjestöjen kanssa. Hallitus yrittää pitää huolta siitä, että ainejärjestön jäsenillä on hauskaa yliopistossa ja että kaikki ovat tasavertaisia. Hallitukseen kuulumalla opiskelija pääsee syventämään kokemustaan opiskelijaelämästä, sillä näissä hommissa tutustuu sekä oman alan opiskelijoihin että muihin ainejärjestöihin aivan eri tavalla. Lisäksi ainejärjestön hallitukseen kuulumisesta voi saada opintopisteitä ja CV:n täytettä.

Koska hallitukseen tarvitaan aina uusia toimijoita, päätimme tällä kertaa kirjoittaa hieman laajemmat tehtäväkuvaukset jokaisesta hallitusroolista. Näin jokainen uusi fuksi ja asioihin tutustumaton vanhempi opiskelija saa hieman paremman kuvan siitä, mitä me täällä oikeastaan teemme. Kaikki hallituksen jäsenet valitaan äänestyksellä syyskokouksessa, joten kuka tahansa Echon jäsen voi asettua ehdolle haluamaansa rooliin riippumatta siitä, minkä vuoden opiskelija on. Vuoden 2019 hallitus valitaan keskiviikkona 17.10. klo 12 salissa AG108, joten tulkaahan kaikki äänestämään tai jopa asettumaan ehdolle!

Tässäpä ne hallitusesittelyt:

Puheenjohtaja
Echon puheenjohtajan tehtävä on kutsua kokoon hallituksen kokoukset, johtaa hallituksen toimintaa ja toimia Echon äänenä ja Echon jäsenten puolestapuhujana. Ainejärjestön puheenjohtajan toimi tarjoaa loistavan mahdollisuuden harjoitella järjestötoiminnan haastavampia tehtäviä. Vaikka puheenjohtaja on ainejärjestön nimellinen pää ja keulakuva, on hän loppujen lopuksi vain yksi ratas hallitustoiminnan koneistossa. Hallituksen päätökset, linjaukset ja tapahtumien järjestelyt tehdään yhdessä koko hallituksen ja työryhmien kanssa ja hallitustoiminta on tiimipeliä, jossa puheenjohtaja toimii pitkälti nimensä mukaisesti vain puheenjohtajana.

Vaatimuksena puheenjohtajan tehtävään on kokemus järjestötoiminnasta, vastuullisuus ja aktiivisuus toimessa. Lisäksi tarvitaan hyvä kielitaito: sekä englantia että suomea täytyy osata käyttää.

Varapuheenjohtaja
Puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja toimivat yhdessä ja voivat jakaa vastuita keskenään. Enimmän osaa ajasta varapuheenjohtaja ottaa hoitaakseen niitä tehtäviä, joihin puheenjohtajalla ei riitä aika, tai kun hän on muulla tavoin estynyt. Varapuheenjohtaja edustaa ainejärjestöä puheenjohtajan kanssa sekä osallistuu järjestöjaoston kokouksiin. Hän voi myös tuurata puheenjohtajaa tapaamisissa muiden yhteistyökumppanien kanssa.

Varapuheenjohtajana sinulla olisi hyvä olla hyvät organisointitaidot, kokemusta järjestötoiminnasta, diplomaattisuutta, aikaa järjestötoiminnalle ja hyvät suulliset taidot suomen ja englannin kielellä.

Sihteeri
Sihteeri on vastuussa hallituksen kokousten dokumentoinnista pöytäkirjojen muodossa. Sihteeri kirjaa ylös kokouksissa käsitellyt asiat ja tehdyt päätökset. Tämän lisäksi työnkuvaan kuuluu pöytäkirjojen ja niihin kuuluvien muiden tärkeiden asiakirjojen arkistointi sekä sähköisessä että paperisessa muodossa.

Sihteerinä sinun olisi ymmärrettävä, puhuttava ja kirjoitettava suomea sujuvasti sekä osattava käyttää tekstinkäsittelyohjelmaa.

Rahastonhoitaja
Rahastonhoitajan tehtäviin kuuluu hoitaa Echon kirjanpitoa, hoitaa tapahtumien maksuliikennettä sekä budjetoida tapahtumia. Rahastonhoitaja on aina kartalla Echon rahatilanteesta, ja muiden hallitusten jäsenten tuleekin konsultoida rahastonhoitajaa hankinnoissa. Lisäksi rahastonhoitaja toimii yhteistyössä fuksien haalarivastaavien kanssa haalareita hankkiessa. Rahastonhoitaja on myös vastuussa erinäisten tapahtumien ilmoittautumislomakkeista sekä Echon jäsenrekisteristä.

Emman kokemus rahastonhoitajan hommasta: Tässä hommassa on kivaa, että kirjanpitoa saa tehdä mihin aikaan päivästä huvittaa eli vaikka keskellä yötä. Normaalisti käynkin katsomassa Echon tilitapahtumat noin kerran viikossa, mutta esim. sitsien aikaan joka päivä tai joka toinen päivä. Sitsien aikaan on myös eniten hommaa budjettilaskelmien ja kauppareissun muodossa, mutta muuten toiminta ei ole niin aikaa vievää. Viikoittain käytän rahastonhoitajan tehtäviin aikaa noin tunnin, sitsien/muiden isojen tapahtumien aikaan 3-4 tuntia viikossa. Ilmoittautumislomakkeelle on olemassa valmis pohja, joten sen muokkaamiseen tapahtumaan sopivaksi menee noin 5-10 minuuttia. Rahastonhoitajana olen saanut myös todella kattavan kuvan järjestön toimintaperiaatteista, ja tässä hommassa opittuja taitoja pystyn hyödyntämään tulevaisuudessa esimerkiksi työnhaussa sekä yrittäjyydessä, jos sellaisesta joskus satun innostumaan.

Vaatimukset: Suomalainen henkilöturvatunnus ja hyvät suomen kielen taidot. Huolellisuus. Valmiiksi ei tarvitse osata mitään muuta paitsi laskea, mutta tärkeintä on ennen kaikkea motivaatio opetella asiat hyvin, sillä rahastonhoitajan tärkein työkalu on Excel. Kirjanpitoon ja tilinpäätökseen saa kattavan perehdytyksen edelliseltä rahastonhoitajalta materiaaleineen.

Edunvalvontavastaava
Edunvalvontavastaavan tehtäviin kuuluu nimensä mukaisesti jäsenistön edunvalvontaan liittyvät asiat. Ev-vastaavan puoleen voi kääntyä, jos kohtaa ongelmia opinnoissa. Vastaava ottaa yhteyttä asiaa hoitavaan tahoon tai ohjaa opiskelijan oikeaan osoitteeseen, josta apu löytyy. Tällaisia ongelmia voivat olla esimerkiksi kurssiarvosanojen viivästyminen tai eriarvoinen kohtelu kurssille sisäänpääsyssä tai kurssiarvioinnissa. Edunvalvontavastaava toteuttaa myös pitkin vuotta kyselyitä jäsenistön kokemuksista opinnoista, ja pyrkii puuttumaan epäkohtiin yhteistyössä muun hallituksen, henkilökunnan ja laitoksen kanssa. Lisäksi tehtäviin kuuluu osallistuminen ISYYn edunvalvontajaoston kokouksiin, joissa käsitellään ajankohtaisia sosiaali- ja koulutuspoliittisia asioita, joista infotaan hallitusta ja sitä kautta myös jäsenistöä.

Edunvalvontavastaavan tehtävässä tarvitaan hyvä suomen kielen taito.

Kansainvälisyysvastaava
Echon kansainvälisyysvastaava kommunikoi jäsenistölle mahdollisista opiskelijavaihdoista ja on mahdollisena yhteyshenkilönä vaihto-oppilaille ja kansainvälisille opiskelijoille. Kansainvälisyysvastaava osallistuu ISYYn kv-jaoston kokouksiin. Kv-vastaavana kohtaat ulkomaalaisia kanssaopiskelijoita sekä tutustut esimerkiksi tarkemmin yliopiston vaihto-ohjelmiin. Jos kansainvälistyminen kiinnostaa, on tämä homma sinulle.

Viestintävastaava
Nimensä mukaisesti tähän hommaan kuuluu Echon viestintä- ja tiedotusasioista vastaaminen. Viestintävastaava hallinnoi Echon sähköpostia, sähköpostilistaa ja yleisesti myös somekanavia (tähän saa myös apuja muilta, sillä yksi pieni ihminen ei aina ehdi kaikkialle). Tiedotukseen kuuluu siis erinäisten tapahtumien ja muiden tärkeiden asioiden mainostaminen, sekä satunnaisten sähköpostiviestien kirjoittelu sähköpostilistalle.

Vaatimuksina tässäkin hommassa on jonkinlainen kielitaito, sillä mainostusta ja sähköpostiviestejä täytyy kirjoitella sekä suomeksi että englanniksi, ja myöskin tietokoneen ja muiden älylaitteiden käyttötaidot (tätä ei ehkä tarvitse enempää selitellä.)

Tapahtumavastaava
Tapahtumavastaavan tehtäviin kuuluu pääasiassa Echon tapahtumien järjestäminen. Vaikka toki kaikki hallituksen jäsenet osallistuvat tapahtumien järjestämiseen, on tapahtumavastaava päävastuussa siitä, että kaikki sujuu sulavasti. Tapahtumavastaava ylläpitää myös Echon omaa tapahtumatiimiä, jonka tarkoituksena on auttaa hallitusta järjestämään isompia tapahtumia, joissa tarvitaan auttavia käsiä. Tapahtumavastaava hoitaa myös osaltaan Echon suhteita muihin ainejärjestöihin ja koordinoi yhteistapahtumia muiden ainejärjestöjen kanssa. Tähän kuuluu mm. osallistuminen ISYYn Vapaa-ajan jaoston kokouksiin, jossa kokoontuvat kaikkien ainejärjestöjen tapahtumavastaavat. Tämä pesti onkin oiva mahdollisuus verkostoitua yliopiston muiden alojen opiskelijoiden kanssa!

Konkreettisia tehtäviä, joita tapahtumavastaavan hommaan voi kuulua ovat esimerkiksi tilojen varaaminen tapahtumiin, yhteydenpito baareihin, yhteydenotot muihin ainejärjestöihin, Facebook-tapahtumien luominen, sekä erilaisten tapahtumien suunnittelukokousten järjestäminen ja johtaminen. Lisäksi tapahtumien aikana tapahtumavastaavalla on usein langat käsissään ja vastuu siitä, että tapahtuma etenee suunnitelmien mukaisesti.

Materiaalivastaava
Materiaalivastaavan tärkein vastuualue on haalarimerkit, joita myydään netissä sekä erinäisissä tapahtumissa. Merkkimyynnin ansiosta Echon kassaan kilahtelee euroja, jotka käytetään jälleen uusiin hankintoihin, kuten Echon uuteen lippuun tai uusiin haalarimerkkeihin, joiden tilaamisesta materiaalivastaava vastaa. Ps. Haalarimerkkitilausten mukana saa aina pari tikkaria.

Liikuntavastaava
Elikkäs urheiluvastaavan hommiin lukeutuu Echolaisten infoaminen mahdollisista urheilutapahtumista ja -vuoroista, viikottaisten liikuntavuorojen suunnittelu ja niistä vastuussa oleminen, sekä uusien tapahtumien suunnittelu ja toteuttaminen.

Varajäsenet
Varajäsenenä pääsee helposti mukaan hallitustoimintaan ja päättämään siitä, mitä englannin opiskelijoiden päänmenoksi seuraavaksi keksitään. Varajäsenenä saat oikeuden osallistua hallituksen kokouksiin, suunnitella ja ideoida Echon tapahtumia (kuten hauskoja sitsejä ja jokavuotisen Murhamysteerin!) ja parantaa ainejärjestömme toimintaa. Jos jollain varsinaisella jäsenellä on liian monta rautaa tulessa, on varajäsenet niitä, jotka kutsutaan ensimmäisenä hätiin (eli nakitetaan). Haluatko siis oppia, miten virallinen hallitus toimii, ilmaista hyviä ideoitasi ja saada työkokemusta joka alalle? Hae Echon hallitukseen!

----------

What does Echo’s board do? Well this year we decided to tell you, just scroll down and read the introductions for every role. Every one of us is just an ordinary student so you can participate as well! The board for next year is chosen by vote on Wednesday 17th of October, at 12 o’clock in the room AG108, and every member of Echo is welcome to vote or to apply for a position in the board. You just need to have paid the membership fee and you’re good to go!

President
The President of Echo organizes the Echo board meetings, directs and leads the board and acts as the spokesperson of Echo and all its members. Working as the President of Echo offers a great opportunity to practice working as a part of the board of any organization. Even though the President is the formal head and image of Echo, in the end they’re just a single cog in the clockwork of the board of Echo. The decisions, actions and event organization are all done as a unified whole. Being a part of the board of Echo requires teamwork and the president is more or less simply the one who makes sure everything is done in mutual understanding and cooperation.

Requirements for the presidency of Echo are experience in working in an organization, responsibility, fluent English and Finnish, and an active approach to the task.

Vice-president
The president and the vice-president work as a pair and can divide responsibilities between each other. For the most part the vice-president takes on those tasks that the president is too busy to do or substitutes him/her in meetings when needed. Vice-president also takes part in meetings with other organizations and partners when needed.

As a vice-president you should have good organizational skills, experience from organization work. Diplomatic skills, good public speaking skills in Finnish and English, and time to attend the meetings and do the work.

Secretary
The secretary is in charge of the minutes of the board meetings. Secretary writes down all the matters discussed, and all the decisions made during the meetings. This also involves archiving the minutes and other important documents.

The position requires good Finnish language skills.

Treasurer
First things first: To be able to apply for this position, you must have a Finnish social security number (Finnish banks require it) and good skills in Finnish language. Other requirements: You can do math, are thorough, and first and foremost you are motivated for this position. Everything else can be learned, including using Excel.

The treasurer oversees Echo’s bookkeeping, events’ payment traffic and varying budgets. In addition, the treasurer is in charge of Echo’s member list and the sign-up forms for different events.

Emma’s comments: What’s great in being a treasurer, is that I can do bookkeeping anytime I want, even at night. Usually I check Echo’s bank account about once a week and more often when there’s a sitz party or some other big event coming up.

Social and Academic Matters
As a manager of social and educational policies your task is the promotion of interests of our members. Members can contact you if they encounter troubles in their studies, and you will ensure they get the help they need. These problems may be, for example, delayed course evaluations or unequal treatment in course admissions or evaluations. Manager of social and educational policies also carries out enquiries on the members’ experiences during the academic year and tries to fix possible problems with other board members, the personnel and the faculty. Furthermore, their task is to participate in the meetings of ISYY’s Section of Advocacy. In section meetings, topical educational and social policy matters are discussed and these matters will be informed to the board and to members.

Requirement: fluent Finnish.

International Matters
The person in charge of the international matters informs the members of Echo about international matters (i.e. exchange opportunities) and offers guidance and support for international students. This member of the board will also participate in international division's meetings. If you are interested in international matters, exchange programs and meeting new people, this job is for you.

Communications and Media
Communications coordinator is in charge of Echo’s website and social media accounts, and they also manage the mailing list. Their job is to write emails and posts about future events and other important matters that we want our members to know about.

Communications coordinator must have good language skills in both Finnish and English as the social media posts and communication via email are done in both languages.

Events
The event manager’s main concern is organizing events. Although all board members actively participate in the organizing of events, it’s the event manager who has the responsibility to oversee that everything goes according to plans. The event manager also maintains Echo’s own “event team”, that helps the board in organizing some larger events. As an event manager my job is also to keep in contact with the event managers of other student associations and co-organize events together. All the event managers gather in the meetings of ISYY’s Section for Recreation and the role of the event manager is actually a great way to make some new contacts at the university!

Some concrete tasks of the event manager include, for example, booking venues for events, contacting bars, keeping in touch with event managers from other associations, creating Facebook events, and holding meetings for planning of different events. In addition, the event manager oversees that everything runs smoothly during the events and is well informed of what’s going on.

Materials and Purchasing
This is the person in charge of our earthly belongings. If we need more/new overall patches or a flag, etc. they order it. They sell the patches online and during some events so Echo can get rich.

Sports
The job of the sports dude includes informing the members of Echo about different kinds of sporting events and possibilities here at the university, making sure our weekly sporting sessions go according to plan, as well as planning and developing possible events of our own (different tournaments etc.). So, if you have any sport related questions, this is the person to contact.

Vice-members
As a vice-member you will get to see the behind-the-scenes of board activity and get to decide the happenings for all of us English students. You will be granted the right to take part in board meetings, plan and brainstorm Echo events (like fun sitsfests and the annual Murder Mystery!) and improve our student's association. So, do you want to learn how an official board works, present your excellent ideas and receive work experience for every field? Join Echo's board!

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti